Modern Workplace

Dank neuer Technologien und den stets steigenden Anforderungen von Mitarbeitern sind IT-Arbeitsplätze im konstanten Wandel. Der Modern Workplace ist daher immer häufiger ein Thema. Doch wie sieht ein moderner Arbeitsplatz in der Realität aus und welche Auswirkungen hat er auf Unternehmen?

“Mit dem Supportende von Windows 7 war es an der Zeit, die IT-Prozesse in meinem Unternehmen zu überdenken. Seit 20 Jahren betreibe ich erfolgreich ein Unternehmen – und Erfolg bedeutet natürlich Wachstum und neue Mitarbeiter.

Jedoch habe ich mir in meinen 20 Jahren selten die nötigen Gedanken über die IT-Ausstattung meiner Mitarbeiter und die Effizienz der IT-Prozesse gemacht.
Neuen Mitarbeitern muss selbstverständlich auch ein IT-Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden. Dabei wurde generell zuerst durch den Technik-Pool geschaut, welche gebrauchten Notebooks noch zur Verfügung stehen. War kein passendes Notebook vorhanden, wurde ein neues bestellt.

Von der Maus bis zum Monitor – der gleiche Ablauf fand auch bei der Beschaffung des Zubehörs statt. So entstand über die Jahre ein Wildwuchs aus IT-Geräten verschiedener Hersteller und Generationen. Für unsere IT-Abteilung bedeutete dies erheblichen Mehraufwand und für die Endnutzer Verwirrung und Frustration: Kompatibilitätsprobleme, abweichende Bedienung, unterschiedliche Leistung…

Also haben wir uns das Supportende von Windows 7 zum Anlass genommen, die IT-Arbeitsplätze und IT-Prozesse im Unternehmen vollständig zu erneuern, um einen einheitlichen und zukunftssicheren Stand zu bringen. Bei meiner Recherche zum “Modern Workplace” bin ich auf Statistiken gestoßen, die mich in meinen Vorhaben bekräftigt haben, dass sich in meinem Unternehmen was ändern muss!“

der Mitarbeiter sind überzeugt, dass die digitale Transformation mehr Spaß bei der Arbeit bringt¹

der Befragten sind der Meinung, dass sich ein digitaler Arbeitsplatz positiv auf die Work-Life-Balance auswirkt¹

„Um meinen guten Draht zu meinen Mitarbeitern zu nutzen und möglichst realitätsnahe Einblicke zu erhalten, hieß das für mich erst einmal Gespräche mit den verschiedenen Abteilungen zu führen. Die Erwartungen an die neue IT-Ausstattung waren durchweg sehr ähnlich: Produktivität und Komfort, ohne von der Technik eingeschränkt zu werden. Die Flexibilität auch problemlos unterwegs oder zuhause Arbeiten zu können.

Zusätzlich sollte auch unsere IT-Abteilung entlastet werden. Unser IT-Dienstleister empfahl uns dazu den Rollout mit “Windows Autopilot” durchzuführen, was den Prozess wesentlich schneller und kostengünstiger gestaltete. Durch Autopilot ist auch darüber hinaus die Geräteverwaltung wesentlich effizienter geworden. IT-Mitarbeiter können Notebooks ohne großen Aufwand per Fernzugriff zurücksetzen oder neuen Mitarbeitern zuordnen.

Die richtige Software war ein wichtiger Teil unserer neuen IT-Ausstattung.  Auch hier war unser IT-Dienstleister uns wieder behilflich Zeit und Geld zu sparen – indem wir Microsoft 365 optimal nutzen. Obwohl wir schon seit Jahren für unsere Microsoft 365 Lizenzen bezahlen, haben wir nur einen kleinen Teil der Funktionen tatsächlich verwendet.

So konnten wir uns zahlreiche andere Software-Lizenzen sparen. Highlight war für uns Microsoft Teams, das jetzt unternehmensweit zur Kommunikation und Zusammenarbeit genutzt wird.

Schließlich war die Finanzierung der neuen IT-Ausstattung ein kritischer Punkt bei der Umsetzung des Projekts. Bei ca. 100 IT-Arbeitsplätzen wäre der traditionelle Kauf mit einem massiven finanziellen Aufwand verbunden, der für das Unternehmen auch ein wirtschaftliches Risiko verursacht hätte.

Die Lösung war das Workplace-as-a-Service-Modell (WaaS). Dabei zahlen wir eine monatliche Mietgebühr für den kompletten IT-Arbeitsplatz inklusive Zubehör und Services. Für Support und Reparaturen können wir uns an unseren IT-Dienstleister wenden. Wenn wir die Ausstattung für einen neuen Kollegen haben, können wir auch problemlos einen Arbeitsplatz dazu buchen. Am Ende der Vertragslaufzeit wird die IT-Ausstattung vom IT-Dienstleister wieder abgeholt und wir können erneut für 3 Jahre eine moderne Ausstattung mieten – was wir mit Sicherheit machen werden.“

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